河北省社会保险业务档案管理办法(试行)

河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局关于印发《河北省社会保险业务档案管理办法（试行）》的通知

冀人社发[2012]33号

各设区市人力资源和社会保障局、档案局：
为贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，进一步规范我省社会保险业务档案管理工作，我们制定了《河北省社会保险业务档案管理办法（试行）》。现印发给你们，请认真遵照执行。
二○一二年七月十一日
河北省社会保险业务档案管理办法(试行)
第一条为规范全省社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案服务作用，根据《社会保险业务档案管理规定》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）和有关法律法规，结合我省实际，制定本办法。
第二条全省各级经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务机构（下称经办机构）管理社会保险业务档案，适用本办法。
第三条本办法所称社会保险业务档案，是指经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条社会保险业务档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的原则。
河北省人力资源和社会保障厅负责全省社会保险业务档案管理工作的组织领导；河北省档案局负责全省社会保险业务档案管理工作的业务指导；各级人力资源和社会保障行政部门与档案行政管理部门应加强相关工作的沟通与配合。
经办机构负责社会保险业务档案管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上经办机构集中保存。
第五条各经办机构应当加强对档案工作领导，纳入工作计划，配备专职或兼职档案管理人员和必要设施、场所，确保档案安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证社会保险业务档案管理工作正常开展。
档案管理人员应具备专业基础知识，熟悉业务，经过档案专业课的培训获得档案人员上岗资格证书并保持相对稳定。
配备具有防火、防盗、防光、防高温、防有害生物、防尘、防水、防潮等适合保管档案的专用库房。库房建筑面积根据室藏档案数量参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷）确定。档案应使用铁皮柜保管。
第六条经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，制定档案管理规章制度并严格执行，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。
第七条经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，由经办业务部门按照本办法附件《河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷，并按时归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。任何单位和个人不得拒绝归档或将档案据为已有。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”的方法进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、备考表、案卷目录等。
经办机构各业务部门负责本部门业务材料的收集、整理和立卷工作，并在规定时间内将装订好的案卷向档案管理部门归档，办理归档手续。档案管理部门对接收入库的档案材料及时进行检查、分类、装盒、上架，并及时编制案卷索引目录。
第九条社会保险业务档案保管期限分为永久和定期两类，其中定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各险种业务档案具体保管期限按照本办法附件《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案保管期限，自形成之日的次年1月1日起开始计算。
第十条各类社会保险业务档案中涉及会计核算专业材料的，按照《会计档案管理办法》执行。
第十一条经办机构在办理社会保险业务过程中形成的，依赖计算机系统读取，以光盘等为存储载体，或通过网络传输的具有保存价值和规范格式的电子文件，应按照国家和我省有关电子档案管理规定，加强电子文件收集和电子档案管理，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全、完整、真实、有效。
第十二条制定全省社会保险业务档案管理技术指标体系，在省本级或设区市建立集中的社会保险业务档案管理信息系统和扫描件数据库并实现与业务系统接口，支持各级经办机构档案信息的管理或检索工作，依法在各自业务范围内为参保单位和个人提供安全、快捷、高效的档案信息查询服务。
加快档案材料数字化进度，有条件的全部进行扫描；暂时不具备条件的，对于保管期限为永久的档案材料要求全部进行扫描；对利用率较高的保管期限为30年、50年和100年业务档案，有选择有重点的进行数字化处理。
第十三条经办机构应加强档案入库后的保管工作，健全管理制度，做好档案库房、装具、设备以及档案出入库的管理工作，制定防灾应急预案，确保档案保管符合国家有关规定。
第十四条经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十五条经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十六条经办机构按照《河北省档案工作条例》有关规定，将永久保存的社会保险业务档案，保管到规定年限后，向同级国家综合档案馆移交。移交档案时，双方应认真进行核对并在档案移交清册上签字，一份随同档案移交，一份留存经办机构备查。
第十七条建立档案工作考核和评价制度，组织开展考核和评价活动，对做出突出成绩的部门和人员给予表彰奖励。
第十八条经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员按照有关规定给予处分，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；
（四）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
第十九条城乡居民社会养老保险业务材料的归档范围与保管期限按《河北省新型农村和城镇居民社会养老保险业务档案管理办法（试行）》（冀人社发〔2011〕103号）规定执行。本办法所附《河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限》，各经办机构在执行中可依据社会保险经办工作实际需要作出调整、制定明细，其内容报省人力资源和社会保障厅、省档案局备案。
第二十条本办法自颁布之日起施行。
附件：河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限附件
河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限
一、社会保险管理类
（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料〔永久〕
（二）参保人员登记材料。包括参保人员办理参保登记、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料〔100年〕
（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料〔100年〕
（四）社会保险登记证管理材料。包括向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料〔10年〕
（五）社会保障卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保障卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料。〔50年〕
（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料〔10年〕
（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料〔50年〕
（八）异地安置人员登记材料。包括对异地安置的应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料〔50年〕
（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、软件开发商、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料〔10年〕
二、社会保险费征缴类
（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤保险费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料〔100年〕
（二）社会保险基金征缴明细表和汇总表〔50年〕
（三）社会保险基金征缴年度汇总表〔永久〕
（四）催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议
〔10年〕
（五）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料〔10年〕
三、养老保险待遇类
（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、供养直系亲属丧葬补助金、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补（减）支付等申报核定业务表单及相关审核材料〔50年〕
（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料〔50年〕
（三）养老保险支付明细表和汇总表〔30年〕
（四）养老保险基金支付年度汇总表〔永久〕
四、医疗保险待遇类
（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊疾病、慢性病申报表单及相关审核材料〔10年〕
（二）就医审批材料。包括参保人员办理住院特检特治、转诊转院、急诊备案、非因工意外伤害等业务表单及相关材料
〔10年〕
（三）医疗保险门诊待遇审核材料。包括门诊医疗费用审核业务表单及相关审核材料〔10年〕
（四）医疗保险住院待遇审核材料。包括住院医疗费用审核业务表单及相关审核材料〔10年〕
五、失业保险待遇类
（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料〔10年〕
（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料〔10年〕
（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料〔10年〕
（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料〔10年〕
（五）失业保险支付明细表和汇总表〔30年〕
（六）失业保险基金支付年度汇总表〔永久〕
六、工伤保险待遇类
（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料〔10年〕
（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料〔50年〕
（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料〔50年〕
（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料〔50年〕
（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料〔10年〕
（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料〔10年〕
（七）工伤保险支付明细表和汇总表〔30年〕
（八）工伤保险基金支付年度汇总表〔永久〕
七、生育保险待遇类
（一）生育保险备案材料。包括生育保险生育备案表及相关材料〔10年〕
（二）生育津贴待遇核定材料。包括生育保险生育津贴申领表及相关材料〔10年〕
八、社会保险业务统计报表类
（一）各项社会保险年度统计报表〔永久〕
（二）社会保险数据和分析报告等资料〔30年〕
（三）社会保险业务月/季统计报表〔10年〕
九、社会保险稽核监管类
（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕
（二）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕
（三）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕
十、基金财务类
养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险及专项基金的付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计管理办法》确定保管期限。